Eine Reise, zwei Hälfte: Wie Blended Travel im Alltag wirklich funktioniert

In vielen Reiserichtlinien steht zu Bleisure ein einziger Satz: Private Verlängerungen sind erlaubt, sofern dem Unternehmen keine Mehrkosten entstehen. Das klingt eindeutig. In der Praxis wirft genau dieser Satz ein Dutzend Folgefragen auf. Die meisten stellen sich erst, wenn die Reise schon läuft – oder wenn etwas passiert. 

Wir haben deshalb eine typische Reise einmal von Anfang bis Ende durchgespielt. 

Der Fall: Lena S. ist Projektleiterin bei einem mittelständischen Maschinenbauer. Von Mittwoch bis Freitag besucht sie einen Fachkongress in Lissabon. Statt am Freitagabend zurückzufliegen, möchte sie bis Sonntag bleiben; ihr Partner kommt am Freitag nach. Ein ganz normaler Fall: Laut einer Studie des Bayerischen Zentrums für Tourismus (BZT) mit GCB und VDR hängen 78 Prozent der Bleisure-Reisenden die privaten Tage an den Termin an, und Kongresse gehören zu den häufigsten Anlässen. 

Punkt 1: Der Antrag 

Die Frage: Muss die Mitarbeiterin ihre Verlängerung anmelden? Und wenn ja, bei wem? 

Viele Reiserichtlinien schweigen dazu. Die Führungskraft genehmigt die Dienstreise, von den privaten Tagen weiß sie unter Umständen nichts. Das ist kein Problem, solange alles glattgeht. Im Ernstfall fehlt aber die Information, ab wann Lena S. privat unterwegs ist und eventuell auch wo. 

Die Lösung: Die Verlängerung wird mit Datum und Ort im Reiseantrag erfasst, ebenso eine mitreisende Begleitperson. Es geht dabei nicht um Kontrolle, sondern um Klarheit: Ab diesem Zeitpunkt gilt ein anderer Status. 

Punkt 2: Der Flug 

Die Frage: Was heißt „keine Mehrkosten“ konkret? 

Der Rückflug am Sonntag kann teurer oder günstiger sein als am Freitagabend. Um das zu beurteilen, braucht es einen Vergleichspreis, und zwar zum Zeitpunkt der Buchung. Wochen später lässt er sich kaum noch rekonstruieren, weil sich Flugpreise laufend ändern. 

Die Lösung: Bei der Buchung wird der Preis der rein dienstlichen Variante dokumentiert. Ist die Verlängerung teurer, trägt Lena S. die Differenz. Ist sie günstiger, legt die Richtlinie fest, was mit der Ersparnis geschieht. Eine TMC kann den Vergleichspreis direkt im Buchungsprozess hinterlegen, sodass später niemand suchen muss. 

Punkt 3: Das Hotel 

Die Frage: Gilt die Firmenrate auch für die privaten Nächte? 

Knapp zwei Drittel der Bleisure-Reisenden bleiben laut BZT in derselben Unterkunft. Ob die verhandelte Firmenrate dann auch privat gilt, hängt vom Vertrag mit dem Hotel ab. Manche Häuser erlauben das, andere nicht. Hinzu kommt der Partner: Aus dem Einzelzimmer wird ein Doppelzimmer, der Aufpreis ist privat. 

Die Lösung: Mit den Hotelpartnern im Programm vorab klären, ob Anschlussnächte zu Firmenkonditionen privat buchbar sind. Dienstliche und private Nächte werden getrennt gebucht und getrennt bezahlt, am besten über die TMC, damit beide Teile im System sichtbar bleiben. 

Punkt 4: Freitag, 17 Uhr 

Die Frage: Was ändert sich, wenn der Kongress endet? 

Formal endet die Dienstreise. Für Lena S. ändert sich zunächst wenig, für das Unternehmen einiges. Wird erwartet, dass sie am Samstag Mails beantwortet? Welcher Versicherungsschutz gilt jetzt? Und: Kann das Unternehmen sie erreichen, wenn in Lissabon ein Streik oder ein Unwetter den Verkehr lahmlegt? 

Die Lösung: Die Fürsorge des Arbeitgebers reicht nicht ins Privatleben, aber sie endet auch nicht abrupt. Sind die privaten Tage über die TMC gebucht, bleibt der Aufenthaltsort im Traveller Tracking sichtbar. Unternehmen sollten außerdem klären, ob der Notfallservice der TMC auch im privaten Teil zur Verfügung steht, und das den Reisenden vorab mitteilen. 

Punkt 5: Die Störung 

Die Frage: Was passiert, wenn der Sonntagsflug ausfällt? 

Das ist der spannendste Fall, und er ist in kaum einer Richtlinie geregelt. Der Rückflug wird gestrichen, die nächste Verbindung geht am Dienstag. Wer zahlt die zusätzlichen Hotelnächte? Ist der Montag Arbeitszeit, Urlaub oder etwas dazwischen? Und wer bucht um? Die Mitarbeiterin selbst oder die TMC, über die das Ticket läuft? 

Die Lösung: Unternehmen beantworten diese Fragen unterschiedlich. Entscheidend ist, dass es überhaupt eine Antwort gibt, bestenfalls bevor der Fall eintritt. 

Punkt 6: Die Abrechnung 

Die Frage: Welche Kosten gehören in die Reisekostenabrechnung? 

Verpflegungspauschalen und Erstattungen gelten nur für die dienstlichen Tage. Schwierig wird es bei gemischten Belegen, etwa einer Hotelrechnung, auf der alle Nächte stehen. Und ob der private Anteil steuerlich zu berücksichtigen ist, sollten Unternehmen mit Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung klären. 

Die Lösung: Was bei der Buchung sauber getrennt wurde, lässt sich auch sauber abrechnen. Getrennte Buchungen führen zu getrennten Rechnungen und ersparen allen Beteiligten die Nacharbeit. 

Was dieses Fallbeispiel zeigt 

Auffällig ist: Kaum eine der Fragen hat mit Bleisure an sich zu tun. Die Schwierigkeiten entstehen an den Übergängen zwischen Antrag und Buchung, zwischen dienstlichem und privatem Teil, zwischen Hotel und Abrechnung. Genau dort, wo verschiedene Abteilungen, Systeme und Dienstleister zusammenkommen. 

Daraus folgt eine einfache Erkenntnis: Eine gute Blended-Travel-Regel beschreibt nicht nur einen Grundsatz, sondern einen Ablauf. Sechs Fragen helfen, die eigene Richtlinie zu prüfen: 

1. Wie wird eine private Verlängerung angemeldet, und wer erfährt davon?
2. Wie wird der Vergleichspreis dokumentiert, und wer trägt Differenzen?
3. Gelten Firmenraten auch für private Nächte, und wie wird getrennt bezahlt?
4. Was gilt im privaten Teil bei Erreichbarkeit, Versicherungsschutz und Notfallunterstützung? 
5. Wer trägt Kosten und Zeit, wenn im privaten Teil etwas schiefgeht? 
6. Wie werden Belege getrennt, und wer klärt steuerliche Fragen? 

Die Rolle der TMC 

Viele dieser Fragen beantwortet nicht die Richtlinie allein, sondern der Prozess dahinter. Eine TMC kann den privaten Teil einer Reise im Buchungssystem abbilden, Vergleichspreise dokumentieren, dienstliche und private Leistungen getrennt abrechnen und Reisende auch nach Ende des Termins unterstützen. Der Travel Manager entscheidet, was gelten soll, die TMC sorgt dafür, dass es im Alltag funktioniert. 

Kurz gesagt: Eine gute Regel für Blended Travel passt nicht in einen Satz. Sie muss den ganzen Weg einer Reise abdecken. Wer diesen Weg einmal durchspielt, findet die Lücken, bevor sie zum Problem werden. 

Quelle: BZT/GCB/VDR, „Bleisure-Reisen deutscher Geschäftsreisender“, Juni 2026. 

 Weitere Informationen zur Initiative unter: www.chefsache-businesstravel.de