Ein Passfoto im Sonderformat, die Einladung vom Geschäftspartner oder der Nachweis einer Auslandskrankenversicherung: Diese und einige andere Dinge müssen deutsche Geschäftsreisende zum Teil vorlegen, um außerhalb der Europäischen Union ein Visum zu bekommen. Zwar bietet der deutsche Reisepass aktuell visumsfreien Zugang zu weltweit 177 Ländern. Das gilt jedoch oft nur für private Reisen und nicht für berufliche Aufenthalte. Wer die Geschäftsreise ohne Visum antritt, dem drohen am Reiseziel hohe Kosten für den Expresszuschlag – Im schlimmsten Fall kann der Grenzbeamte die Einreise sogar verweigern. Um diese Szenarien zu vermeiden, bedarf es einer sorgfältigen Reiseplanung.
Visumsantrag vier Wochen vor Reiseantritt stellen
Die Visumsregularien sind Teil der diplomatischen Beziehungen zwischen zwei Ländern und können sich dementsprechend rasch ändern. Zu lange im Voraus sollten Geschäftsreisende den Visumsantrag deshalb nicht abschicken. Der beste Zeitpunkt für die Antragstellung ist vier Wochen vor Reiseantritt. Selbst wenn es nicht die erste Geschäftsreise in dieses Land ist, sollten trotzdem im Vorfeld die Visumskonditionen genau überprüft werden. Beim Ausfüllen des Formulars spielt Sorgfalt eine wichtige Rolle: Selbst Kleinigkeiten wie ein um wenige Millimeter zu großes Passfoto oder eine unleserliche Steuernummer können dazu führen, dass das bearbeitende Konsulat den Antrag ablehnt. Darüber hinaus sollten Geschäftsreisende darauf achten, dass ihr Reisepass noch mindestens ein halbes Jahr lang gültig und eine Doppelseite für Stempel frei ist.
Länder unterscheiden zwischen Geschäftsreise und Arbeitsaufenthalt
Generell macht es in den meisten Ländern einen Unterschied, ob der Reisezweck eine normale Geschäftsreise oder ein Arbeitsaufenthalt ist. Während der Besuch von Geschäftspartnern oft visumsfrei möglich ist, sind die Hürden höher, wenn Deutsche vor Ort arbeiten wollen. Je nach Reiseland unterscheidet sich die Einteilung in die beiden Kategorien jedoch erheblich.
Zu den wichtigsten Ländern für deutsche Geschäftsreisende zählen die USA, China, Indien und Russland. Jeder dieser Staaten hat seine Eigenheiten, die es beim Visumsantrag zu beachten gilt. In den USA brauchen Geschäftsreisende zum Beispiel für die Teilnahme an Meetings oder Verhandlungen kein Visum, sondern es reicht hier die elektronische Einreisegenehmigung (ESTA) und ein Rückflugticket. Normalerweise ist ein Arbeitsvisum nur nötig, wenn vor Ort eine bezahlte oder unbezahlte Beschäftigung aufgenommen wird – doch es gibt auch Ausnahmen.
Wer geschäftlich nach China reisen will, muss hingegen die Einladung eines Handelspartners vorlegen, um ein Geschäftsreisevisum (Typ M) zu bekommen. Auch in Russland herrscht für Deutsche Visumspflicht. Mit dem Antrag muss der Geschäftsreisende den Versicherungsschein seiner Auslandskrankenversicherung, eine Einladung des Geschäftspartners und Gehaltsnachweise seines Arbeitgebers vorlegen. In Indien brauchen deutsche Geschäftsreisende wiederum je nach Reisezweck ein anderes Visum. So berechtigt das E-Visum für Touristen auch zum Besuch von Geschäftspartnern. Für Vertragsabschlüsse ist jedoch ein Geschäftsreisevisum notwendig, mit dem auch die mehrfache Einreise innerhalb von vier Jahren erlaubt ist. Wer als Ingenieur oder Monteur vor Ort tätig werden möchte, braucht hingegen ein für 180 Tage gültiges Arbeitsvisum, für das Einladungen, Verträge und Bestätigungen vorzulegen sind.
Geschäftsreisebüros unterstützen beim Antragsprozedere
Auch wenn der deutsche Reisepass zu den „mächtigsten“ Pässen der Welt zählt: bei Geschäftsreisen ins Ausland sind die Visa-Vorgaben fast so vielfältig wie die Anzahl der Länder. Um unnötigen Ärger zu verhindern, sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern so früh wie möglich bei der Planung der Geschäftsreise zur Seite stehen. So hat es sich bewährt, dass jemand vor dem Einreichen der Formulare überprüft, ob sie korrekt ausgefüllt sind oder ob womöglich Dokumente fehlen. Wenn einer Firma das zu aufwendig ist oder sie hier unsicher sind, können Geschäftsreisebüros hier als Experten unterstützen. Das ganze Antragsprozedere von der Überprüfung der Anträge bis hin zum Abgeben und Abholen der Unterlagen beim Konsulat liegt dann in der Verantwortung von Spezialisten.
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