Um ihre Kunden persönlich zu treffen, steigen Geschäftsreisende täglich in den Flieger, die Bahn oder das Auto. Seit 2010 hat sich die Zahl der Dienstreisen kontinuierlich erhöht, von 154,8 Millionen auf den Rekordwert von 183,4 Millionen im Jahr 2016. Parallel dazu stiegen auch die Ausgaben für Dienstreisen von 43,5 Milliarden Euro auf 51,6 Milliarden Euro (Quelle: Statista). Angesichts der immer höheren Kosten scheinen virtuelle Meetings in Form von Video- oder Webkonferenzen dank neuester Technik heute die kostengünstigere Lösung zu sein. Doch so einfach, wie es auf den ersten Blick scheint, ist es nicht.
Videokonferenzen: Am falschen Ende sparen?
Immer wieder heißt es, virtuelle Treffen würden Geschäftsreisen ersetzen. Einfache Software, stabile Verbindungen und die allgegenwärtigen Smartphones sollen Unternehmen dabei helfen, Reisekosten einzusparen. Auch rauben Webkonferenzen deutlich weniger Arbeitszeit, weil Reisezeit und Übernachtungen wegfallen. Und doch wäre es falsch, im Geschäftsleben allein auf virtuelle Treffen setzen. Wer schon einmal auf einem Kommunikationsseminar war, hat mit Sicherheit von der Albert-Mehrabian-Regel gehört: Der amerikanische Psychologe fand heraus, dass eine Botschaft zu sieben Prozent aus Sprache, zu 38 Prozent aus Stimme und zu 55 Prozent aus Körpersprache besteht. Auch wenn man über die genauen Zahlen streiten kann, ist doch erwiesen, dass nonverbale Signale die Kommunikation entscheidend mitbestimmen. Und genau dieser Aspekt gerät bei einem virtuellen Kontakt leicht ins Hintertreffen.
Schau mir in die Augen, Geschäftspartner!
Wer Arbeitsbeziehungen fördern und positiv beeinflussen möchte, kommt also auch heute nicht an persönlichen Besprechungen vorbei. Ein Treffen von Angesicht zu Angesicht bietet die bestmögliche und umfänglichste Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden. Körpersprache, Mimik und Blickkontakt erlauben es Ihnen, sich ein umfassendes Bild von Ihrem Gegenüber zu machen. Dieser persönliche Eindruck lässt sich auch durch hochauflösende und lebensgroße Kamerabilder moderner Videokonferenzsysteme nicht ganz ersetzen. Ein weiterer Vorteil eines Treffens vor Ort ist die größere Spontanität der Kommunikation. Dass mehrere Teilnehmer auch einmal durcheinanderreden, gehört bei Geschäftsverhandlungen einfach dazu und beeinträchtigt die Kommunikation höchstens vorübergehend. Anders bei Videokonferenzen: Sie erfordern große Rededisziplin aller Teilnehmer, da es vor allem bei Übertragungen über Kontinente hinweg zu Verzögerungen und damit zu zeitversetzten und verzerrten Gesprächsabläufen kommen kann.
Kennenlernen und Krisenbewältigung nicht der Technik überlassen
Natürlich spielt der ökonomische Faktor bei der Entscheidung für oder gegen eine Geschäftsreise eine Rolle. Es erscheint logisch, dass man für Routine-Updates nicht rund um den Erdball fliegt. Doch es gibt Situationen, für die Dienstreisen die sehr viel sinnvollere Alternative darstellen.
Das gilt beispielsweise für den ersten Kontakt zu einem möglichen Geschäftspartner, in dem es darum geht, Vertrauen und tragfähige Beziehungen aufzubauen. Auch für Produktvorstellungen sollten Sie besser persönlich anreisen, damit Ihr Kunde Ihr Erzeugnis mit allen Sinnen auf Herz und Nieren prüfen kann. Darüber hinaus erhöhen persönliche Gespräche Ihre Chancen bei Vertragsverhandlungen beträchtlich. Dies geht auch aus unserer Studie „Chefsache Business Travel 2017“ hervor. Mehr als acht von zehn befragten Entscheidern berichteten, dass sich persönliche Treffen stark auf die Abschlussbereitschaft auswirkten. Die Chancen für Folgeaufträge stiegen ihren Angaben nach sogar um 50 Prozent.
Ein No-Go sind virtuelle Meetings besonders in Krisensituationen und im Umgang mit schwierigen Kunden. Hier sollten Sie unbedingt den persönlichen Kontakt suchen, um die Wogen zu glätten und Missverständnisse auszuschließen. Nicht zuletzt fällt es vielen Menschen im Verlauf eines Gesprächs von Angesicht zu Angesicht auch leichter, unangenehme Themen anzusprechen, die bei einem virtuellen Kontakt möglicherweise unter den Tisch fallen würden. In solchen Fällen ist eine einzige Geschäftsreise sicher effizienter als zahlreiche virtuelle Meetings.
