Künstliche Intelligenz (KI) hat das Zeug dazu, die Planung von Geschäftsreisen deutlich zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Technologie optimiert Prozesse, spart Zeit und Kosten, personalisiert Reisen auf Wunsch und erhöht die Sicherheit. So können Unternehmen – und Reisende – gezielt von der Technologie profitieren.
Ganz gleich, ob Mitarbeitende in kleineren Unternehmen ihre eigenen Geschäftsreisen planen oder Travel Manager in großen Unternehmen die Prozesse rund um die Reisen der Mitarbeiter organisieren: Künstliche Intelligenz bietet viele Möglichkeiten, Buchungsvorgänge zu vereinfachen und Reiseinformationen schneller zu übermitteln. Die Mehrheit der Geschäftsreisenden ist dabei offen für den Einsatz der Technologie – insbesondere was Chatbots betrifft. So zeigt die aktuelle Umfrage der „Chefsache Business Travel“, dass sich rund neun von zehn Geschäftsreisenden künftig eine Beratung durch die textbasierten Dialogsysteme vorstellen können. Die Hälfte der Befragten verspricht sich vom Einsatz der sogenannten Travel-Bots Vorteile für eine schnelle und effiziente Reiseplanung sowie Echtzeit-Updates beispielsweise bei Flugverspätungen und Gate-Änderungen.
Einige Geschäftsreiseanbieter nutzen bereits künstliche Intelligenz. Und auch die LCC Reisebüro AG testet mit Swifty gerade einen autonomen KI-Assistenten. Swifty wurde im Sommer 2023 gelauncht und basiert auf dem GPT-4 Sprachmodell von Open AI und ist darauf trainiert, reisebezogenen Kontext und Buchungsabsichten zu verstehen. Das Unternehmen kooperiert bei dem KI-Projekt mit dem Lufthansa Innovation Hub.
Die Nutzung von KI-gestützten Plattformen bietet Unternehmen bei der Reiseplanung und -abwicklung eine Reihe von Vorteilen:
1. Mehr Zeit für andere Projekte
KI kann große Datenmengen sehr schnell verarbeiten. Dazu gehören auch Flugpläne, Hotelverfügbarkeiten und Verkehrsverbindungen. Wo eine manuelle Recherche viel Zeit in Anspruch nehmen würde, erstellt die KI mühelos eine Reiseroute mit mehreren aufeinander abgestimmten Etappen und unterstützt so bei der zeitintensiven Recherche. So bleibt mehr Zeit für andere Projekte.
2. Von den günstigsten Angeboten profitieren
Die Reiseplattformen bieten die Möglichkeit, Preisobergrenzen gemäß den Reiserichtlinien des jeweiligen Unternehmens festzulegen. So hilft die KI auf Basis von Preisdaten geeignete Flüge und Unterkünfte zu finden und Geschäftsreisen wirtschaftlich zu gestalten.
3. Die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden gewährleisten
Gleichzeitig können mit Hilfe der KI auch potenzielle Risiken bei Geschäftsreisen eingeschätzt werden, indem die Technologie Reisewarnungen und andere Echtzeitdaten schnell analysiert und weitergibt. Geschäftsreisende erhalten damit unterwegs beispielsweise sofort Meldungen zu neuen Reisewarnungen, Streiks oder Unwetter-Ereignissen.
4. Den CO2-Fußabdruck auf Geschäftsreisen reduzieren
Indem sie die effizientesten Reiserouten findet, hilft Künstliche Intelligenz dabei, den Kraftstoffverbrauch und damit den CO2-Ausstoß zu reduzieren. Gleichzeitig schlägt sie den Reisenden auch nachhaltigere Verkehrsmittel wie Züge oder Elektroautos vor – alles im Einklang mit den festgelegten Reiserichtlinien des Unternehmens.
5. Für mehr Zufriedenheit sorgen
Besonders spannend: Künstliche Intelligenz lernt aus dem Reiseverhalten der einzelnen Geschäftsreisenden. Basierend auf diesen Daten empfiehlt sie Unterkünfte, Flüge und andere Transportmittel, die auf ihre persönlichen Bedürfnisse zugeschnitten sind. So sorgt die KI einerseits für mehr Zufriedenheit auf der Reise und spart andererseits bei der Buchung Zeit.
6. Flexibilität während der Reise nutzen
Immer mehr Geschäftsreisebüros setzen zudem Chatbots zur automatisierten Kundenkommunikation ein. So können immer wiederkehrende Anfragen vom Chatbot beantwortet werden, während sich die Mitarbeitenden im Reisebüro mit ihrer Expertise auf Detailfragen konzentrieren. Chatbots sind rund um die Uhr verfügbar. Anstatt auf eine Mail zu warten, erhalten Geschäftsreisende dank der Technologie rund um die Uhr eine schnelle Antwort auf ihre Fragen, können Rechnungskopien anfordern oder Stornierungen in Auftrag geben. Fortschrittliche Chatbots werden zunehmend auch unterwegs für Reisende zu einem nützlichen Werkzeug, indem sie in Echtzeit Check-In-Informationen und Flug-Updates kommunizieren, kurzfristige Alternativen anbieten und auf Wunsch Umbuchungen vornehmen.
Fazit
KI-Tools wie etwa Chatbots bieten Unternehmen viele Vorteile bei der Reiseplanung, unterwegs und nicht zuletzt bei der Reisekostenabrechnung. Zwar ist KI dabei kein Allheilmittel, sie ist aber ein wichtiger Baustein für ein modernes Travel-Management und bietet Unternehmen einen großen Mehrwert – ergänzend zum menschlichen Ansprechpartner. Denn auch in Zukunft wird es Situationen geben, in denen der Mensch mit Empathie der bessere Kommunikationspartner für individuelle Anliegen ist. Den Erfolg bringt am Ende die gelungene Kombination – für das Geschäftsreisebüro, aber noch wichtiger für die Reisenden.
