Geschäftsreisen verlaufen nicht immer wie geplant. Gründe dafür gibt es viele. Vor kurzem sorgte zum Beispiel die Nato-Luftwaffenübung „Air Defender“ durch Luftraumsperrungen zumindest zeitweise zu Auswirkungen auf den zivilen Flugverkehr. Aber auch Unwetter, Streiks, technische Probleme oder Infrastrukturmängel können Reisepläne durchkreuzen.
Wenn es unterwegs zu Ausfällen und Verspätungen kommt, können Geschäftsreisende Ansprüche geltend machen. Die Regeln dafür haben sich bei der Deutschen Bahn wegen einer EU-Verordnung zum 7. Juni 2023 geändert. Seitdem müssen Bahnunternehmen keine Entschädigung mehr zahlen, wenn außergewöhnliche Umstände wie extreme Witterung oder Polizeieinsätze zu Zugausfällen oder -verspätungen führen. Darüber hinaus hat sich die Frist zur Beantragung von Entschädigungen von einem Jahr auf drei Monate verkürzt.
Auch Fluggesellschaften sind bei außergewöhnlichen Umständen wie extremen Wetterbedingungen, Sicherheitsrisiken oder Streiks von der Zahlung einer Entschädigung befreit. Wenn das nicht der Fall ist, haben Fluggäste bei Verspätungen und Ausfällen drei Jahre lang Zeit, um ihre Ansprüche bei der Fluggesellschaft geltend zu machen.
Geschäftsreisende müssen Ansprüche selbst geltend machen
Sowohl für Fluggäste als auch für Bahnreisende gilt: Grundsätzlich steht die Entschädigung dem Geschäftsreisenden selbst zu. Dieser muss die Ansprüche persönlich geltend machen und die Ausgleichszahlung bzw. Erstattung empfangen. Ob diese an den Arbeitgeber abgeführt werden muss, hängt von den individuellen Vereinbarungen zwischen beiden Parteien ab.
Wenn der Arbeitgeber die Ansprüche auf Entschädigung bei Geschäftsreisen nicht abgetreten hat, kann er für den durch Flugverspätungen entstandenen Aufwand Schadensersatz von der Airline fordern. Dies umfasst Kosten für verlorene Arbeitszeit, Sozialversicherungsbeiträge, Überstundenzuschläge, andere Zuschläge und entgangene Umsätze aufgrund verpasster Termine oder Einsätze. Eine vergleichbare Schadensersatz-Regelung für Arbeitgeber gibt es bei Bahnreisen nicht.
Geschäftsreisebüros bieten Unternehmen umfangreiche Unterstützung, ihre Ansprüche bei Verspätungen und Ausfällen geltend zu machen. Sie informieren über geltende Entschädigungsregelungen, helfen bei der Dokumentation von Nachweisen, übernehmen die Kommunikation mit den Anbietern, unterstützen bei Verhandlungen sowie Schadensersatzforderungen und überwachen den Fortschritt der Ansprüche. Das ermöglicht Unternehmen und / oder Betroffenen, den Prozess effizient zu gestalten und sich auf ihre eigentlichen Geschäftstätigkeiten zu konzentrieren.
Reise-App hält Geschäftsreisende unterwegs auf dem Laufenden
Abgesehen von Entschädigungen können Unternehmen auch verschiedene Maßnahmen ergreifen, um Verspätungen und Ausfälle bei Geschäftsreisen zu vermeiden oder das Beste daraus zu machen. Eine sorgfältige Reiseplanung und Flexibilität spielen dabei eine entscheidende Rolle. Es empfiehlt sich, ausreichend Pufferzeiten für mögliche Verspätungen einzuplanen und flexibel bei der Wahl der Reisedaten und -zeiten zu sein, um alternative Optionen zu haben.
Des Weiteren sind eine effektive Kommunikation und ein guter Informationsfluss essenziell. Regelmäßige Informationen über mögliche Verspätungen oder Ausfälle sowie klare bidirektionale Kommunikationskanäle, wie beispielsweise eine App ihre TMCs, halten die Mitarbeitenden auf dem Laufenden.
Um Unterstützung bei Verspätungen und Ausfällen zu bieten, können Unternehmen ihren Geschäftsreisenden Hilfe bei der Umbuchung von Flügen oder Bahnreisen sowie bei der Suche nach Unterkünften anbieten. Informationen zu alternativen Transportmöglichkeiten ermöglichen flexibles Handeln.
Selbstbestimmung ermöglicht Effizienz
Falls eine Geschäftsreise aufgrund von Verspätungen oder Ausfällen nicht wie geplant abläuft, sind flexible Arbeitsmodelle wichtig. Durch mobiles Arbeiten lässt sich die Arbeitszeit trotzdem effizient nutzen.
Es empfiehlt sich auch, die Reiserichtlinien zu überarbeiten, um den Mitarbeitenden mehr Spielraum und Entscheidungsfreiheit bei der Wahl von Reisemitteln und -zeiten zu geben. Dadurch können potenzielle Engpässe und Abhängigkeiten von bestimmten Verkehrsmitteln reduziert werden – und gleichzeitig das Stressgefühl beim Reisen.
Ein Feedbacksystem ermöglicht den Mitarbeitenden, ihre Erfahrungen mit Verspätungen und Ausfällen während Geschäftsreisen zu teilen. Die Erfahrungsberichte tragen zur Identifizierung von Schwachstellen und zur Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen bei, um zukünftige Probleme zu minimieren.
Diese umfassenden Maßnahmen fördern die Zufriedenheit der Beschäftigten, steigern die Effizienz der Geschäftsreisen und tragen letztlich zum Erfolg des Unternehmens bei. Geschäftsreisebüros helfen mit Beratung, Service und digitalen Lösungen, die Effizienz und Zufriedenheit zu steigern.
