Krankheiten, Unfälle, Taschendiebstähle, politische Unruhen oder Terroranschläge: All diese Notfälle können auf Geschäftsreisen eintreten. Doch viele Firmen nehmen diese Risiken nicht ernst genug. Dabei hat der Arbeitgeber gegenüber seinen Mitarbeitern eine gesetzliche Fürsorgepflicht. Das bedeutet, dass Beschäftigte Unterstützung von ihrer Firma erwarten können.
Allerdings tun sich viele Unternehmen schwer, ihre Verantwortung zu erfüllen. Jede vierte Firma bietet den eigenen Beschäftigten keinerlei Unterstützung für Notfälle wie zum Beispiel eine zentrale Telefonnummer, um Rat und Hilfe anzufordern. Ein professionelles Risikomanagement, das etwa Rückholpläne aus dem Ausland umfasst, gibt es lediglich in 56 Prozent der Betriebe. Das geht aus der Studie „Chefsache Business Travel 2019“ hervor. Laut der Umfrage machen sich 44 Prozent der Geschäftsreisenden unterwegs Sorgen um ihre Sicherheit. Wir erklären anhand von vier Beispielen, wie Sie Mitarbeitern diese Furcht nehmen können.
- Planung
Teilen Sie zunächst die Reiseziele anhand ihres Gefährdungspotenzials in Risikokategorien ein. Anschließend legen Sie Regeln für die Auswahl von Hotels und Verkehrsmitteln in gefährlichen Ländern fest und integrieren diese in den Reisebuchungsprozess. Konkret kann das etwa bedeuten, dass nur Unterkünfte in sicheren Stadtvierteln erlaubt sind und Dienstreisende vor Ort in einem gepanzerten Fahrzeug mit Chauffeur von A nach B fahren müssen.
- Schulung
Sensibilisieren Sie Mitarbeiter vor Reiseantritt über mögliche Gefahren und erklären Sie Ihnen, wie sie sich in kritischen Situationen verhalten sollen. Wertvoll sind neben Anweisungen für Gefahrensituationen auch Hinweise zur Reiseorganisation oder zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Berücksichtigen Sie bei der Vorbereitung das Risikopotenzial im Zielland. Dabei gilt: Je gefährlicher die Situation vor Ort, desto umfangreicher das Briefing.
- Risikomanagement
Ein weiterer wichtiger Schritt ist der Aufbau eines klaren Risikomanagementprozesses. Erstellen Sie ein Handbuch, in dem Notfallpläne und ein Krisenstab definiert sind. Klären Sie zudem die Kompetenzen der einzelnen Verantwortlichen und stellen Sie deren Kontaktdaten zusammen. Zögern Sie nicht, bei Bedarf externe Hilfe von Geschäftsreisebüros in Anspruch zu nehmen. Die Experten bieten Unterstützung beim Lösen vielfältiger Probleme wie dem Verlust von Reisedokumenten, medizinischen Notfällen, der Rückführung ins Heimatland und vielem mehr.
- Notfallpläne
Bereiten Sie konkrete Handlungsanweisungen für verschiedene Krisenszenarien wie Erdbeben, Entführungen oder Unfälle vor. So können Sie im Ernstfall koordiniert und zeitnah reagieren. Wichtig ist dabei zum einen die Organisation möglicher Unterstützung. Dazu gehört etwa, falls nötig, die Rückreise des betroffenen Mitarbeiters zu arrangieren. Zum anderen kommt es vor allem auch auf Kommunikation an. Richten Sie deshalb eine 24-Stunden-Hotline ein, über die Geschäftsreisende und Angehörige mit Informationen versorgt werden können. Wägen Sie ab, ob Sie dies firmenintern organisieren möchten. Wenn nicht, stehen Geschäftsreisebüros unterstützend zur Verfügung.
Vollständige Sicherheit können Sie Ihren Mitarbeitern mit diesen Maßnahmen zwar nicht garantieren. Ein gewisses Risiko lässt sich gerade bei Reisen in Krisenregionen nicht ausschließen. Dennoch können Sie durch ein professionelles Management bestimmte Gefahren minimieren. Damit sorgen Sie dafür, dass sich Geschäftsreisende gut unterstützt fühlen – und steigern so gleichzeitig deren Bindung an das Unternehmen.
