Nach einer langen und manchmal anstrengenden Geschäftsreise wünschen sich die meisten Arbeitnehmer erst einmal einen stressfreien Arbeitsalltag. Doch spätestens wenn die Reisekostenabrechnung ansteht, ist es mit der Ruhe schnell vorbei. Das Ausfüllen unübersichtlicher Excel-Tabellen und die Suche nach dem x-ten Taxibeleg kosten Geschäftsreisende zahlreiche Nerven – und das Unternehmen wichtige Arbeitszeit. Viele Geschäftsreisende stören sich an der Kostenaufstellung für die Reisekostenabrechnung. Dieses Szenario lässt sich mit softwaregestützten Anwendungen vermeiden. Die Digitalisierung macht’s möglich.

Mobile Anwendungen beschleunigen Prozesse

Das primäre Ziel mobiler Anwendungen ist es, zeitraubende Prozesse zu optimieren. Die Tools ermöglichen es den Dienstreisenden, schon während der Reise mit der Abrechnung zu beginnen. So lassen sich beispielsweise Belege bequem mit dem Smartphone einscannen oder Kreditkarten direkt in die Software integrieren, was das eigenständige Eintragen der Ausgaben überflüssig macht. Dadurch können auch die Vorgesetzten die Belege schneller prüfen und genehmigen. Die Investition in ein solches Programm lohnt sich also für beide Seiten. Darüber hinaus versprechen die digitalen Reisekostenabrechnungen transparente Verfahren und ein hohes Maß an Genauigkeit. Die verschiedenen Lösungen sind im Browser, als Desktop-Anwendung oder als App erhältlich. Unternehmen sollten aber stets den Datenschutz ihrer Mitarbeiter im Blick behalten. Ein weiterer Vorteil: Die Tools versprechen, immer auf dem neusten Stand zu sein, beispielsweise in Bezug auf aktuelle gesetzliche Pauschalen.

Künstliche Intelligenz bei der Kostenabrechnung

Hinter diesen Anwendungen stehen Technologien wie Machine Learning, Blockchain oder Chatbots, die mithilfe von Künstlicher Intelligenz arbeiten. Die lernfähigen Systeme speichern beispielsweise wiederkehrende Eingaben und füllen diese bei der nächsten Reise automatisch aus. Mit der Blockchain-Technologie können die Anbieter von digitalen Reisekostenabrechnungen vollständige Transaktionsdatensätze direkt in das Buchhaltungssystem des Kundenunternehmens übermitteln.

Digitale Helfer für Geschäftsreisende

Für Geschäftsreisende gibt es verschiedene Online-Anwendungen, die diese Vorteile und Technologien umsetzen. Viele Tools bieten eine vollumfängliche Abrechnung für den Arbeitgeber oder die Steuererklärung an. Über integrierte Routenplaner werden z.B. die Distanz und die daraus resultierenden Fahrtkosten automatisch ermittelt.

Apps für unterwegs

Eine Möglichkeit zur digitalen Abrechnung der Reisekosten ist die Lösung von „Cytric Expense“. Dem Nutzer steht ein mobiles, persönliches Webportal für Buchung und Abrechnung zur Verfügung, in dem alle Reisen und Abrechnungen ersichtlich sind. Die Software übernimmt automatisch die relevanten Buchungsdaten in die Abrechnung und prüft die Übereinstimmunng mit Gesetzen und unternehmenseigenen Reiserichtlinien. Nach der Freigabe erfolgt die Auszahlung automatisch. Eine ähnliche App bietet auch „SAP Concur“. Damit ist es ebenfalls möglich, die Abrechnung schon im Zug oder Taxi anzufangen. Die App erstellt anhand von Online-Rechnungen von Hotels, Flügen oder Restaurants automatisch Ausgabeneinträge.

Passenden Anbieter finden

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Anbieter digitaler Reisekostenabrechnungen. Viele Geschäftsreisebüros helfen bei der Suche nach den passenden Anbietern oder mit eigenen Tools.  Welche sich für das eigene Unternehmen am besten eignen, hängt unter anderem von der Anzahl der Anwender, dem Umfang der gewünschten Optionen, dem Datenschutz und natürlich auch vom Preis ab. Es sollte immer gewährleistet sein, dass die Daten der Mitarbeiter auf sicheren Servern gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben werden. Viele Dienstleister bieten gegen Zusatzzahlung auch noch weitere Optionen an.